آموزش Excel - بخش اول

Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Excel نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد تعریف صفحه گسترده تعریف صفحه گسترده : صفحه گسترده این امکان را فراهم می نماید که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائید .بعد از وارد کردن داده ها عملیاتی نظیر محاسبات ، مرتب سازی و فیلتر نمودن را روی آنها انجام داده، همچنین میتوان این داده ها را چاپ کرده و نمودار هایی بر اساس آنها ایجاد کرد. انواع صفحه گسترده : اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین ''برنامه های کاربردی عالی '' محسوب میشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل میکردند. ورود به محیط Excel : Excel جزء نرم افزار های گروه Office میباشد . نرم افزار های Office نصبی میباشند. پس به طور پیش فرض در منوی Program قرارمیگیرند. برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی میکنیم : Start/ Programs/ Microsoft Excel اجزاء پنجره Excel با اجرای Excel پنجره ای باز میشود که شامل اجزاء زیر است : 1- نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب میشود. این نوار شامل نام محیط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه های هدایت ( Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره میباشد است. 2- فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar ) منو به معنی لیست انتخاب میباشد و میتوانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده ، اجرا کنیم. 3- نوار ابزار (Tool Bar ) در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار میدهد. بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند. 4- نوار فرمول (Formula Bar) از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده میکنیم این نوار مختص محیط Excel میباشد. 5- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که میتوان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد. 6- سطر وضعیت (Status Bar ) در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش میدهد. فعال کردن نوار ابزار ها : نوار ابزار ها را میتوان از دو طریق فعال نمود. 1- از طریق منوی View ، گزینه Toolbars 2- بر روی یکی از نوار ابزار ها Right Click کنیم فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت : برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آنها علامت تیک میزنیم. اصطلاحات صفحه گسترده Excel 1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book : به فایل ها در Excel کارپوشه اطلاق میشود . فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره میشوند. 2- صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet : هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آنها کاربرگ گفته میشود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد میکنیم در Sheet ها وارد میشود. به طور پیش فرض هر Book شامل 3 Sheet است. 3- سطر یا Row هر Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 ... مشخص میشوند. 4- ستون یا Column هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A, B, … مشخص میشوند. 5- سلول یا خانه (Cell) محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی میشود که به آن سلول گفته میشود. این سلولها میتوانند شامل مقادیر عددی ، کاراکتری ، شیء، و ... باشد. 6- نشانی یا آدرس سلول : هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص میشود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مینویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره میکند. رفتن سریع به یک آدرس : برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم. کار با کارپوشه ها در Excel ایجاد یک Book جدید در Excel : برای ایجاد یک Book یا یک File جدید در Excel به یکی از روشهای زیرعمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه New 3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب میکنیم 4- OK میکنیم روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + N روش سوم : استفاده ازآیکون New در نوار ابزار)Standard ) روش چهارم : اگر توجه کنیم در زیر یک حرف هر منو خط کشیده شده. اگر دکمه Alt را با آن حرف بگیریم منو باز میشود. بعد برای فعال کردن هر گزینه منو کافی است دکمه مربوط به حرفی از آن که زیر آن خط کشیده شده را بفشاریم. پس برای New کافی است Alt + F + N را بفشاریم. ذخیره کردن یک Book : اگر بخواهیم Bookیی را که ایجاد کرده ایم نگهداری کنیم ، باید آنرا ذخیره کنیم. برای ذخیره کردن به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Save روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + S روش سوم : استفاده از آیکون Save در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + S اگر برای اولین بار باشد که Save را انتخاب میکنیم ، پنجره ای با نام Save as باز میشود که شامل قسمتهای زیر است : 1- Save In : مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین میکنیم. 2- File Name : نامی را که میخواهیم file را با آن نام ذخیره کنیم در این قسمت تایپ میکنیم. 3- Save as Type : پسوندی ( نوعی ) را که میخواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین میکنیم. به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمیزنیم. اگر برای دفعاتی غیر از بار اول Save را انتخاب کنیم پنجره Save as ظاهر نمیشود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره میشود. نکته وقتی فایل را با یک نام ذخیره میکنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر میشود. نکته پسوند فایلهای Excel ، .xls میباشد. Save As : اگر بخواهیم Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره کنیم Save as را از منوی File انتخاب کنیم. ذخیره کردن Book بر روی دیسکت : برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیسکت باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب کنیم. ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب : اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید ، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Save as a Web Page نکته در این حالت فایل را پسوند .htm ذخیره میشود. باز کردن Book ذخیره شده : اگر یک Book را که ذخیره کرده ایم بخواهیم باز کنیم به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Open روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + O روش سوم : استفاده از آیکون Open در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + O با انجام یکی از اعمال بالا پنجره ای باز میشود که شامل قسمتهای زیر است : الف- Look in : در این قسمت مسیر فایلی را که میخواهیم باز کنیم انتخاب میکنیم. ب- File Name : میتوانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ کنیم و Open کنیم . همچنین میتوانیم فایل را در لیست انتخاب کرده و فایل را باز کنیم. بستن یک Book باز : در این حالت فقط فایل بسته میشود و محیط بسته نمیشود. روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Close روش دوم : کلیک بر روی آیکون Close که در نوار منو قرار دارد ( ) روش سوم : فشردن کلید های Alt + F + C بستن محیط Excel : در این حالت اگر فایلی باز باشد ، بسته میشود و سپس محیط Excel بسته میشود. در صورتی که فایلهای باز ، ذخیره نشده باشند ابتدا سئوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آنها ظاهر میشود. روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب Exit روش دوم : کلیک بر روی آیکون Close که در نوار عنوان قرار دارد. ( ) روش سوم : فشردن کلید های Alt+ F4 روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + X