آموزش Word - قسمت چهارم

کار با الگوها کار با الگوها (Template) : الگوی پیش فرض Word ، Blank Document می باشد. Word دارای تنوع الگوهای تعریف شده برای حروف ، برگ های اولیه فاکس، توضیحات و غیره می باشد . شما میتوانید الگوهای خاص خودتان را نیز ایجاد کنید یا الگوهای موجود را اصلاح نمایید تا متناسب با نیازهای خاص شما باشند. برای استفاده از یک الگوی موجود مراحل زیر را انجام دهید: 1.از منـــوی File زیر منوی New را انتخاب کنید تا کادرمحاوره ای ظاهر شود. 2.درکادر محاوره ای ظاهر شده ، برگ نشــان مورد نظر را انتخاب کنید . سپس نشانه ای را برای الگویی که میخواهید مدرک بر اساس آن باشد، انتخاب کنید. 3.گزینه Document را در ناحیه Create New انتخاب کنید . 4.روی دکمه OK کلیک کنید. 5.متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقایسه کنید و مطالب اضافی را پاک کنید و مطالب مورد نظر خود را اضافه کنید تا مدرک تمام شود . 6.از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید. الگوی اصلاح شده نیز ذخیره خواهد شد. ایجاد الگوی جدید ایجاد الگوی جدید : روش اول : 1.مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود یا تصویری درج گردد، را بدهید. 2.از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save as ظاهر شود. 3.از لیست باز شوی Save as type گزینه Document Template را انتخاب کنید کادر Save in بطور خودکار نمایش پوشه Template را تغییر میدهد. 4.یک نام تشریحی برای الگو در کادر متن File name تایپ کنید. 5.روی Save کلیک نمایید. روش دوم : 1.از منوی File زیر منوی New درقسمت Create new گزینه Template را انتخاب کنید. 2.مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود را انتخاب نمایید. 3.از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای ظاهر شود. 4.در قسمت File name یک نام تشریحی برای الگوی خود تایپ کنید. 5. در قسمت Save as type گزینه Document Template انتخاب شده است و نیاز به انتخاب شما ندارد. 6.دکمه Save را فشار دهید. توجه داشته باشید برای بازنگری و فراخوانی الگوها باید آنهارا از منوی File زیر منوی New در برگ نشان General جستجو کرد . خواندن و باز کردن برنامه برای خواندن پرونده یا به قولی باز کردن پرونده باید از منوی File زیر منوی Open را انتخاب کنید. البته میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+O یا از نوار ابزار استاندارد دکمه Open را انتخاب نمائید. Look in : توسط این نشانه میتوانید محل نگهداری پرونده را مشخص کنید. Up one level: توسط این علامت خواهید توانست به یک پوشه بالاتر (قبل) بروید یعنی از پوشه جاری که در آن قرار گرفته اید خارج شوید. Search the web : توسط این علامت میتوانید صفحه مورد نظر خود را در محلی در بین صفحات Web روی اینترنت قرار دهید . لذا توسط این گزینه عمل جستجو را در Web انجام داده و سپس صفحه خود را در آن محل ذخیره کنید. List: فقط اسامی سندهای شما به نمایش گذاشته خواهد شد. Details : در این مشاهده شما ضمن داشتن اسامی پرونده ها، حجم آنها ، نوع آنها و تاریخ ایجاد یا آخرین تغییر آنها را نیز در اختیار خواهید داشت . Properties: توسط این گزینه مشخصات پرونده به نمایش در خواهد آمد. برای این منظور صفحه به دو قسمت تبدیل می گردد که در سمت چپ اسامی پرونده ها و در سمت راست مشخصات آنها به نمایش در می آید. Preview : با انتخاب این قسمت میتوانید در سمت راست پنجره نمایی از پرونده را در اختیار داشته باشید. اگر روی پرونده رفته و کلیک راست کنید منوی میانبری ظاهر میشود : خواندن (Open) : استفاده از این گزینه موجب خواهد شد تا پرونده انتخابی خوانده شود در این حالت امکان ایجاد تغییرات و ویرایش را بطور کامل بر روی پرونده مورد نظر خواهید داشت . خواندن بدون تغییرات (Open read only) : در این حالت فقط میتوانید پرونده را بخوانید. کپی برداری و سپس خواندن (Open as copy) : چنانچه از این گزینه استفاده نمائید موجب خواهید شد تا از پرونده انتخابی یک کپی برداشته شود و آن کپی خوانده شود با انتخاب این گزینه در اصل شما پرونده را نخوانده اید بلکه کپی آن را خوانده اید . چنانچه در کپی پرونده تغییراتی بدهید و ضبط کنید این تغییرات در کپی پرونده ضبط خواهد شد نه در پرونده اصلی . چاپ (Print): اگر بخواهید پرونده را چاپ کنید دیگر نیازی به باز کردن پرونده مورد نظر نیست فقط کافی است روی پرونده مورد نظر کلیک نموده و سپس فرمان چاپ را صادر نمائید. - پیش نمایش چاپ (Print Preview) : حال موقع آن رسیده است تا هر آنچه را که در محیط تایپ مشاهده می کنید ، به شکل واقعی چاپ ببینید. منظور از محیط واقعی چاپ محیطی است که متن پرونده شما را به حالتی نشان میدهد که دقیقاً قرار است چاپ شود. برای رفتن به محیط پیش نمایش از نشانه Print Preview بر روی نوار ابزار استاندارد استفاده نمائید و یا از منوی File زیر منوی Print preview را انتخاب کنید و یا از کلید ترکیبی Ctrl+F2 استفاده نمائید. آنچه در پیش نمایش می بینید عبارتست از نوار ابزاری که در این محیط ظاهر می گردد نشانه های این نوار ابزار عبارتند از : چاپ (Print): با کلیک روی این نشانه میتوانید پرونده خود را چاپ نمائید. ذره بین (Magnifier) : هنگامیکه به پیش نمایش چاپ وارد می شوید این علامت به داخل رفته است و ذره بین را در اختیار شما قرار داده است. کافیست روی صفحه مورد نظر خود کلیک نمائید تا صفحه مورد نظر بزرگتر به نمایش در آید در صورتی که روی ذره بین رفته و روی آن کلیک کنید این امکان برای شما فراهم می شود که در روی صفحه تایپ عملیاتی را انجام دهید. مرور تک صفحه (One Page): با فشردن دکمه ماوس بر روی این نشانه صفحه جاری بطور کامل به نمایش در می آید در این حالت میتوانید کل صفحه را مشاهده کنید. مرور چند صفحه (Multiple pages) : چنانچه بیش از یک صفحه را در اختیار داشته باشید، میتوانید صفحات را کنار هم قرار دهید و آنها را در کنار هم مشاهده کنید. برای انجام این عمل کافیست با ماوس روی این نشانه کلیک کنید و تعداد صفحات مورد نظر خود را انتخاب نمایید . بزرگنمایی (Zoom): توسط این گزینه میتوانید صفحات خود را بزرگتر و یا کوچکتر مشاهده نمائید نکته قابل توجه اینکه این گزینه فقط صفحه را بزرگتر و یا کوچکتر نشان میدهد و تاثیری در چاپ پرونده شما ندارد. در صورت لزوم میتوانید عدد مقدار بزرگنمایی را به دلخواه وارد کنید برای این کار کافیست عدد مورد نظر را وارد نموده و Enter را بزنید. خط کش (Ruler): با کلیک روی این گزینه میتوانید از خط کش استفاده نمائید. فشرده سازی متن (Shrink to fit) : فرض کنید مشغول تایپ یک نامه هستید و نامه شما پس از پایان ، یک صفحه و دو خط شد. وجود این دو خط در صفحه بعد شاید زیاد جالب نباشد و شاید بخواهید این دو خط نیز به صفحه قبل منتقل شود. همانطور که میدانید یا باید قلم خود را ریزتر کنید و یا فاصله بین سطرها را کم کنید. اما میتوانید بجای این کارها از این گزینه استفاده نمایید. این گزینه با کم کردن فاصله بین سطرها متن شما را جمع تر می کند تا متنی که در یک صفحه و دو خط جا گرفته بود اکنون در یک صفحه کامل جا شود. نمایش تمام صفحه (Full Screen) : این گزینه موجب خواهد شد که متن خود را به شکل تمام صفحه مشاهده کنید. البته برای این کار میتوانید از منوی View ،زیر منوی Full Screen نیز استفاده کنید. بستن (Close): خروج از پیش نمایش است با کلیک روی این گزینه و یا فشردن کلید ESC میتوانید از محیط پیش نمایش خارج شوید و مجدداً به محیط تایپ باز گردید. راهنمای مشخصات پاراگراف (Context Sensitive Help) : برخورد با گزینه علامت سئوال همیشه و همه جا ما را به فکر راهنما می اندازد. در اینجا توسط این گزینه میتوانید مشخصات پاراگراف دلخواه را ببینید. برای انجام این کار باید متنی داشته باشید سپس روی این گزینه کلیک نمائید تا شکل نشانگر شما بصورت نشانه همراه علامت سئوال درآید. حال با این حالت ماوس روی پاراگرافی که به اطلاعات آن نیاز دارید کلیک نمائید تا مشخصات آن پاراگراف به شما داده شود. در این پنجره تو رفتگی ها، نوع قلم های بکار رفته در پاراگراف و دیگر مشخصات برایتان به نمایش گذاشته میشود. تنظیمات صفحه تنظیمات صفحه (Page Setup) : برای اینکه بتوانید محدوده متن ، نوع کاغذ، محل قرار گرفتن کاغذ و غیره را تعریف کنید باید از این زیر منو که در منوی File قرار دارد استفاده کنید. 1- حاشیه ها (Margins) : هنگامی که میخواهید شروع به تایپ نمائید، مسلماً از لبه کاغذ شروع نمی کنید و یک مقدار فاصله از بالا، راست ، چپ و پائین می دهید. یعنی در قسمتهـــای کناری کاغذ چیزی تایپ نمی شود ، که به این قسمتها حاشیه می گویند. اعدادی که میتوانید برای حاشیه در نظر بگیرید تحت اختیار خودتان می باشد. یعنی دادن هر عددی آزاد است ( البته به شرطی که از طول و عرض کاغذ بیشتر نباشد و فضایی برای تایپ متن باقی بماند ). اگر اندازه های شما بر چسب Inche است و میخواهید آنرا تبدیل به سانتیمتر کنید از منوی Tools زیر منوی Options برگ نشان General سپس گزینه Measurement units میتوانید واحد اندازه گیری مورد نظر خود را انتخاب نمائید. عمق شیرازه (Gutter) : شاید تاکنون برایتان پیش آمده باشد که بخواهید چند صفحه ای پراکنده را از حالت برگ برگ بصورت یک جزوه در آورید. برای اینکار احتیاج دارید تا از یک سمت (سمت راست ) گیره ای بزنید، یا جزوه را سیمی کنید. به قسمتی که سیمی میشود یا در یک کتاب برای صحافی به داخل میرود عمق شیرازه میگویند. چنانچه خواستید اینگونه جزوات را تهیه کنید به خاطر بسپارید که در کتب فارسی عمق شیرازه در صفحات فرد از سمت راست و در صفحات زوج از سمت چپ می باشد که خود Word بطور اتوماتیک اینگونه عمل مینماید. توجه داشته باشید که عمق شیرازه هنگامی استفاده میشود که جزوات شما پشت و رو چاپ شوند . چنانچه قرار باشد جزوات بصورت تک رو باشند فقط باید حاشیه راست را بیشتر داد. نکته قابل توجه اینکه عددی که به عمق شیرازه میدهید به حاشیه ها اضافه میشود. یعنی اگر حاشیـــه راست 2 و چـــپ 2 باشد و شما عمــق شیــرازه را 1 سانتیمتر بدهید در کتابهای فارسی حاشیه راست در صفحات فرد 3 خواهد شد و حاشیه چپ 2 سانتیمتر باقی خواهد ماند. حاشیه های آئینه ای (Mirror Margins) : با فعال کردن این گزینه حاشیه های چپ و راست شما تبدیل به حاشیه درونی(Inside) و حاشیه بیرونی (Outside) خواهند شد. این دو دقیقاً همانند عمق شیرازه عمل خواهند کرد با این تفاوت که عمق شیرازه به حاشیه ها اضافه میشود ولی حاشیه های درونی و بیرونی خود حاشیه هستند و اعدادی که به آنها وارد میشود به عنوان حاشیه در نظر گرفته میشود تفاوت دیگری که بین عمق شیرازه و حاشیه های درونی و بیرونی وجود دارد در این است که میتوانید قسمتی از متن خود را انتخاب نمائید(بلوک) و سپس برای قسمت انتخاب شده حاشیه های درونی و بیرونی را تعریف نمائید در صورتیکه عمق شیرازه برای کل سند و یا از نقطه مکان نما به بعد است . اثر گذاری (Apply to) : تمامی تغییرات لازم را دادید ولی این تغییرات در کدام قسمت پرونده اعمال شوند؟ همین صفحه، همین بخش و... برنامه Word میتواندتغییـــرات را برروی تمامـــــی پرونده Whole Document وازمحـــل مکان نمـــــا به بعد This Point Forward و در برخی موارد برای قسمت بلوک شده اعمال نماید. سایز کاغذ (Paper Size) : توسط این گزینه میتوانید نوع کاغذی را که تصمیم دارید از آن استفاده نمائید مشخص کنید. توجه داشته باشید که نوع کاغذ باید با نوع چاپگر سازگار باشد. یعنی به گونه ای باشد که چاپگر بتواند چنین اندازه کاغذی را چاپ نماید. جهت (Orientation) : در Word این امکان وجود دارد که کاغذ را به دو حالت قرار دهید. حالت ایستاده (Portrait) : در این حالت کاغذ به حالت ایستاده قرار می گیرد. حالت خوابیده (Landscape) : در این تعریف شما فرمان میدهید تا کاغذ به حالت خوابیده قرار گیرد. توجه داشته باشید که در هر دو حالت کاغذ به صورت عادی وارد چاپگر خواهد شد و این خود برنامه است که متن را بصورت افقی و یا عمودی چاپ می گیرد. مبدا کاغذ (Paper Source) : این گزینه محل قرار گرفتن کاغذ در چاپگر می باشد. تعاریف این گزینه برای هر چاپگر متفاوت است . هنگام نصب Word خود این برنامه بهترین را انتخاب نموده ، لذا این گزینه دست نزنید. 4- لایه (Layout) : با گـــزینه های ایـــن کادر ماننــد Borders-Header & Footers -Section در فصل های آینده آشنا خواهید شد. توسط گزینه Line numbers میتوانید برای سطرهای خود شماره در نظر بگیرید. با کلیک کردن روی این گزینه کادر محاوره ای Line numbers ظاهر میشود که با تیک زدن در Box روبروی Add line numbering تمام گزینه ها فعال خواهد شد. توجه داشته باشید برای اینکه شماره سطرها را مشاهده کنید پنجره را به حالت Page layout ببرید. - at : ممکن است یک تایپ پرونده را برای سریعتر تایپ شدن بین خود و دوستتان تقسیم کنید و قسمت دوم پرونده به شما بیفتد برای شماره زدن خطها ممکن است از شماره 1 تا 88 در قسمت اول پرونده باشد مطمئناً برای تایپ قسمت دوم شما شماره را از یک شروع نخواهید کرد و از ادامه آن یعنی 89 به بعد استفاده میکنید پس در قسمت Start at ، شماره 89 را وارد خواهید کرد. From text : توسط این گزینه فاصله شماره را با متن تنظیم خواهید کرد. Count by: این گزینه یعنی شمردن توسط چه شماره ای انجام بگیرد. توسط این گزینه تعریف میشود که چند تا چند تا شمارش سطر انجام گیرد مثل 5 ، 10 ، 15 یعنی شماره سطرها هر پنج سطر یکبار درج شود. Restart each page : شروع هر برگه یعنی شمردن خطها برای هر برگه جدید از ابتدا صورت گیرد. Restart each section : شروع هر قسمت یعنی شمردن خطها برای هر بخش و قسمت از ابتدا صورت گیرد. Countinuous : منظور این است که شمردن خطها از اول سند تا آخر سند پشت سرهم صورت بگیرد. - درشت نویسی حرف اول پاراگراف (Drop Cap) : شاید لازم باشد تا برای تاکید و توجه بیشتر به یک پاراگراف حرف اول کلمه اول پاراگراف را درشت تر بنویسید. برای انجام این کار باید این فرمان را از منوی Format زیرمنوی Drop Cap انتخاب کنید. این فرمان دارای سه گزینه بشرح زیر است : None: در این حالت هیچ نوع درشت نویسی در کار نیست و پاراگرافهای شما به حالت عادی تایپ خواهد شد. Dropped : در این حالت ، حرف اول یک پاراگراف درشت نوشته خواهد شد و بقیه سطرها زیر این حرف قرار خواهند گرفت. In margin: در این حالت عمل درشت نویسی انجام میشود ولی سطرهای بعدی دقیقاً زیر حرف دوم حرف درشت شده قرار می گیرند. پس از انتخاب یکی از حالتهای دوم یا سوم میتوانید نوع قلم (Font) آن را نیز تعیین کنید. از طرفی با انتخاب گزینه Line to drop میتوانید تعداد سطرهایی را مشخص کنید که حرف اول باید اشغال کند. فرضاً اگر تعداد خط را پنج بگذارید حرف شما به اندازه ای بزرگ میشود که پنج سطر اشغال کند. چنانچه خواستید تا حرف اول درشت با متن شما فاصله بگیرد میتوانید از گزینه Distance from text استفاده کنید. پاراگراف و قالب بندی آن پاراگراف و قالب بندی آن (Paragraph) : همانطور که آموختید پاراگراف شامل یک حرف ، یک کلمه ، یک جمله ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته، Enter نمی زنیم. هر جا که Enter زده شد به معنای پایان یک پاراگراف است . علامت پاراگراف آشکار/پنهان (Show/Hide) : در Word این امکان وجود دارد تا به طریقی انتهای پاراگرافهای خود را ببینید. چنانچه روی نوارابزار Standard را مشاهده کنید با علامت Show/Hide برخورد می کنید که با فشردن این علامت ، انتهای هر پاراگراف آن را مشاهده خواهید کرد. با فعال کردن دکمه Show/Hide در نوارابزار میتوانید این کاراکترهای خاص که هر کدام بیانگرعملیاتی که شما انجام داده اید ، هست را ببینید. حال برای استفاده از قالب بندی های یک پاراگراف از زیر منوی Paragraph در منوی Format استفاده کنید. 1- سطر بندی و تورفتگی ها (Direction & Indents) : سطربندی یا جهت (Direction) : توسط این گزینه میتوانید نوع و جهت تایپ خود را مشخص نمائید. (Arabic-Latin) مسیر، تراز(Alignment) : بعد از تعیین جهت تایپ اکنون نوبت محل قرار گرفتن متن است .اگر فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد. چپ چین (Left) : موجب میشود تا متن شما در سمت چپ قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن لاتین کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولی سمت راست آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلیــد Align Left و یا از کلید ترکیبی Ctrl+L استفاده کنید. راست چپن (Right) : موجب میشود تا متن شما در سمت راست قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن فارسی کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود ، از سمت راست سطرها تراز بوده ولی سمت چپ آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز راســت شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Align Right و یا از کلید ترکیبی Ctrl+R استفاده نمایید. وسط چین (Center) : ‌انتخاب این گزینه مــوجب میشود تا متن شما در وسط صفحه ( بین دو حاشیه ) قرار گیرد. البته این به شرطی صادق است که سطری را که تایپ می کنید تمام سطر را اشغال نکند. برای این منظور شما میتوانید متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Center و یا از کلید ترکیبی Ctrl+E استفاده نمایید. - تراز شده حداقل (Justify Low) - تراز شده متوسط (Justify Medium) - تراز شده حداکثر (Justify high) چنانچه بخواهـــید پاراگراف شما بلندترو یا کوتاهتر شود میتوانید از گزینه های زیر استفاده کنـــید : این گزینه ها موجب خواهند شد تا در لاتین فاصله بین کلمات و در فارسی خط تیره بین کلمـــات بیشتر گردد. مثال : گـــــزینــه ، L a t i n - تو رفتگی (Indentation) : برای آنکه متن خود را نسبت به حاشیه تو رفتگی بدهید باید از این گزینه استفاده نمائید که برای لاتین (Left) و برای فارسی (Right) را انتخاب می کنید. - بطور ویژه (Spacial) : اگر این گزینه را انتخاب کنید و فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد. None: هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. First Line: سطر اول را به جلو و عقب میراند. Hanging : متن را غیر از سطر اول به عقب و جلو میراند. انواع پاراگراف : طبق قوانین بین المللی تایپ میتوان پاراگرافها را به سه دسته تقسیم کرد: پاراگراف قالبی : در این نوع پــــاراگراف هیچ نوع تورفتگی از چپ و راست مشاهده نمی شود و متن از ابتدای پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در این حالت میتوانید توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه None این عمل را انجام دهیدو یا میتوانید متن خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Justify و یا از کلید ترکیبی Ctrl+J استفاده کنید. پاراگراف نیمه قالبی : در این نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل میرود و بقیه سطرها به حالت عادی تایپ میشود. یعنی سطر اول کوتاهتر از سطرهای دیگر است. در این حالت توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه First Line را انتخاب نمائید و سپس در قسمت جلوی آن ، اندازه تو رفتگی لازم را بدهید. پاراگراف زائده دار: این نوع پاراگراف دارای زائده ای در سطر اول است یعنی سطر اول دارای طول بیشتری نسبت به بقیه سطرهاست. در این حالت توسط گزینه Special گزینه Hanging را انتخاب نمائید و در کادر جلو By اندازه تورفتگی لازم را بدهید. راه ساده تر برای ایجاد پاراگراف قالبی ، نیمه قالبـی و زائده دار ، استفاده از خط کش می باشــــد. یک پاراگراف سه سطری تایپ نمائید زمانـــی که دو فلش خط کش (First Line, Hanging) روی هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبی می باشد . زمانــــی که فلش First Line جـلوتر از Hanging قرار بگیرد پاراگراف بصورت نیمه قالبی و در صورتیکه فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار می باشد . فاصله ها(Spacing ) : این گزینه برای دادن فاصله بین پاراگرافها می باشد. هنگامی که از نوع پاراگراف قالبی ( بدون هیچ نوع تو رفتگی ) استفاده می کنید طبق قوانین تایپ باید بین پاراگرافها یک فاصله اضافی بدهید. جهت دادن فاصله اضافی برای پاراگراف بالایی از گزینه Before ( قبلی ) و برای دادن فاصله اضافی با پاراگراف پائینی از گزینه After ( بعدی) استفاده کنید. فاصله خطوط (Line Spacing) : برای زیاد یا کم کردن فاصله بین خطوط (سطرها) از این گزینه استفاده نمائید. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بین سطرها بیشتر و هر چه قلم ریزتر باشد فاصله بین سطرها کمتر خواهد بود. البته میتوانید توسط گزینه AT این مقدار را کم یا زیاد کنید. چاپ پرونده چاپ پرونده (Print) : اکنون نوبت به آن رسیده است که پرونده خود را به چاپ رسانید. برای چاپ پرونده باید از زیر منوی Print از منوی File استفاده کنید یا از کلید ترکیبی و فوری Ctrl+P و یا از نشانه چاپگر روی نوار ابزار استفاده شود. اولین گزینه ای که در این زیرمنو با آن روبرو می شوید نوع چاپگر است . تعریف نوع چاپگر همانند تعریف نوع قلم بعهده ویندوز می باشد. برای آنکه بتوانید فرمان چاپ را صادر کنید باید چاپگر را در ویندوز نصب کنید. توجه داشته باشید در صورتی که در Word بصورت رنگی تایپ نموده اید حتماً باید چاپگر رنگی در اختیار داشته باشید. چاپ صفحات انتخابی (Page Range) : از آنجا که ممکن است بخواهید صفحه یا صفحات خاصی از سند خود را به چاپ برسانید لذا در اینجا امکانات متنوعی برای چاپ صفحات وجود دارد که عبارتند از : All: چاپ تمام صفحات پرونده یا سند. Current Page: انتخاب این گزینه موجب خواهد شد تا صفحه جاری یعنی صفحه ای که اکنون مکان نما بر روی آن قرار گرفته به چاپ برسد. Selection: فقط قسمتی که مارک شده یا بلوک شده به چاپ میرسد. Pages: توسط این گزینه میتوانید صفحات خود را به دلخواه انتخاب و چاپ نمایید . به عبارتی چاپ صفحات انتخابی است. توجه داشته باشید برای جدا کردن صفحات از علامت (, )و برای صدور فرمان چاپ صفحات پشت سرهم از علامت (– ) استفاده میشود. مثال : 2,7,9,16 و برای چاپ صفحات پشت سر هم 30-50. Copies : چنانچه خواستید از یک صفحه بیش از یکی چاپ شود میتوانید از این گزینه استفاده کنید. کافیست تا تعداد کپی را در گزینه Number of copies مشخص کنید. Collate : فرض را بر این داشته باشید که خواستید تا از صفحه 1 تا 15 چاپ بگیرید و تعداد کپی را روی سه قرار داده اید ( یعنی از هر صفحه 3 برگ ) حال چنانچه گزینه Collate علامت تیک داشته باشد یک بار از صفحه یک تا 15 چاپ میشود و سپس چاپگر مرتبه دوم چاپ صفحه یک تا 15 را آغاز میکند و پس از پایان برای بار سوم و آخرین بار ( چون تعداد کپی 3 بود ) از صفحه یک تا 15 چاپ می گیرد. یعنی سه دسته 1 تا 15 جدا شده ء آماده اند . اما چنانچه این گزینه علامت تیک نداشته باشد از صفحه یک سه بار ،صفحه دو سه بار ، صفحه سه ، سه بار و ... همینطور این عمل تا صفحه 15 که آخرین صفحه است ادامه خواهد یافت. Print : در حالت عادی تمامی صفحات چاپ خواهند شد . زیرا گزینه Print روی All pages in range قرار دارد. اما چنانچه خواستید میتوانید با انتخاب Odd page صفحات زوج و با انتخاب Even pages صفحات فرد را به چاپ برسانید. این انتخاب به شما کمک میکند تا در مواردی مثل تهیه جزوه بتوانید پشت و رو چاپ بگیرید ( یعنی اول صفحات فرد را چاپ گرفته و سپس کاغذ را بر عکس در چاپگر قرار داده و بعــــد فرمان چاپ صفحات زوج را صادر می کنیم تا صفحات زوج پشت صفحات فرد چاپ شوند).